业务流程管理BPM的完整指南 -frevvo

20-06-23 banq

业务流程管理(BPM)是指精简和优化为了使业务成功运行而需要进行的各种可重复任务的实践。业务流程管理采用一个流程并将其分解为可能的最小部分或步骤,以回答这样的问题“这是执行此操作的最佳(最快,最有效)方式吗?”

业务流程管理通常利用自动化来简化和简化业务工作流程的执行,监视和优化,并且通常侧重于重复的手动流程。BPM不应与任务管理混淆,后者是指监督单个任务而不是工作流。

支持流程自动化的BPM软件就像您企业的导航系统一样,在需要时将信息以数字方式路由到需要的人。因为该软件自动执行此操作,所以您不必担心谁负责执行路由,也不必记住在什么条件下进行路由。例如,当涉及的金额超过10,000美元时,业务协议可能会规定需要额外的批准阶段。 

BPM使您能够提高效率,减少错误,削减成本并更好地为客户服务。 

仔细的计划是成功的业务流程管理的核心。虽然任何组织中的各个部门当然都可以从流程管理中受益,但是,如果您对企业中的所有流程进行审核,以确定哪些流程最适合自动化并协作实施解决方案,您将看到最佳的投资回报。

从表面上看,BPM看起来像是大型公司的领域。事实是,各种规模的组织(例如中型企业,K-12学校和大学等高等教育机构)也可以从适当的业务流程管理中受益匪浅,使员工摆脱管理任务的负担,并使他们最终能够实现工作与生活的平衡。

为什么业务流程管理很重要?

管理不善的业务流程可能导致混乱。单个员工通常不关注大局,通常只能看到他们自己在流程中的角色,这使他们难以解决甚至发现效率低下或瓶颈的问题。在诸如高等教育机构之类的组织中,诸如教职员工之类的单个工人常常过于束手无策,以至于无法意识到自己是审批工作流等流程的瓶颈。

错误或不存在的过程管理的后果:

  • 浪费时间 
  • 常见错误  
  • 缺乏可用于优化业务运营的关键数据
  • 缺乏可见性和责任感:谁来负责什么,当前流程处于什么阶段,一切运行顺利? 
  • 进展缓慢,放弃任务。 
  • 由于管理人员无法识别问题或出现问题的原因,因此难以改善流程。
  • 信息孤岛导致冗余,资源浪费以及不同团队之间缺乏协作。 
  • 瓶颈:当关键文档被卡在某人的桌子上或相关人员不在办公室时,过度的手动流程通常会停顿下来。这可能会导致沮丧,严重的延误和严重后果,例如未按时支付发票,产品发布延迟,未在本学年及时处理财务援助申请等。
  • 错误(在财务流程中尤其严重)
  • 士气低落和员工离职率提高

业务流程管理的好处

  • 使流程与您的业务目标和客户需求保持一致。
  • 控制繁琐而繁琐的过程。
  • 通过数据提高战略决策能力,并衡量您的组织是否达到了目标。
  • 通过提高效率来取得更好的业务成果并降低成本
  • 提高客户满意度并增加收入
  • 通过明确定义的角色和职责获得更高的责任感,并减少人为错误以及疏忽大意的欺诈和欺诈事件。
  • 更轻松地遵守法规。
  • 改善文档管理和安全性。

业务流程自动化当前情况状态

随着SaaS产品的兴起,可以轻松,负担得起的工作流自动化,中小型企业(SME)以及拥有内部开发人员和大量IT预算的大型企业实体,越来越多地可以使用BPM解决方案和自动化。

低代码或无代码工作流自动化解决方案具有拖放式工作流设计器功能,使几乎任何人都可以轻松实现业务流程管理。

与其他业务工具(例如Google应用,CRM工具,SQL数据库等)的广泛集成功能使精简和优化组织的运营变得前所未有的轻松。 

在不久的将来,BPM可能会帮助连接和协调连接到物联网(IoT)的众多设备。

业务流程管理的核心要素

BPA是一种系统方法,可通过确定使流程更高效的方式来优化您的业务运营。

研究人员说,成功的BPM包含以下六个核心要素:

  1. 战略调整:业务流程管理应与业务目标和客户需求保持一致。
  2. 治理:建立明确的角色和职责,规则和层次结构,目标和指标,以促进透明度和问责制。
  3. 方法:实施清晰的方法论并确定将使用的工具和技术。通过全面的培训和入职培训,确保它们被普遍理解。
  4. 技术:大多数BPA利用一定程度的工作流自动化,并使用API​​集成各种业务工具。
  5. 人员:确保员工接受您的BPA计划并任命BPA管理员,以确保顺利实施并促进变更管理和培训/技能提升。
  6. 文化: BPA需要适应您的组织文化。并非所有流程都可以或应该自动化。

什么是业务流程管理生命周期?

业务流程管理不仅仅涉及自动化工作流程。它是关于管理组成企业运营的所有流程如何协同工作并不断对其进行优化的。 

因此,BPM生命周期涉及五个步骤:

  1. 设计:将您的流程分解为单个任务,并设计如何简化这些任务。例如,此步骤可能涉及创建您将在特定过程中使用的表单。 
  2. 建模:对流程进行建模或规划,直观地概述事件的顺序以及工作流的规则或条件。您可以使用拖放式工作流构建器(例如frevvo的无代码可视工作流软件中的构建器)来执行此操作。
  3. 执行:将您的计划付诸实践并开始使用新系统。在小组中进行测试并首先对其进行优化,然后再推广到更广泛的组织是明智的。
  4. 监控:评估您的新业务流程。问问自己什么有效,什么无效。应用指标来识别效率低下和瓶颈。从用户那里获得反馈也很重要-如果您的过程很麻烦,如果您的流程在后端进行了漂亮的精简,这将无济于事。 
  5. 优化:不断迭代您的流程以进一步改进它们。 

BPM实施

通过业务流程管理,您可以鸟瞰构成组织运营的所有工作流程,并可以识别并消除瓶颈和效率低下的情况。 

例如,一个简单的教师带薪休假请求涉及到申请人填写表格,然后将表格发送给其系主任批准,然后再发送给人力资源部。如果在没有业务流程管理的情况下执行此简单流程,则该流程过于手动,并且浪费过多时间,例如,如果部门主管未及时响应,则追逐签名以进行批准。  

但是,借助BPA以及自动路由和提醒通知,该工作流可以在几分钟之内完成–借助动态的,响应移动设备的表单,批准方是否不在办公室甚至都没有关系。

自动化流程:

  • 动态流程,尤其是那些利用内部或外部系统已经提供的信息的过程。
  • 符合法规要求的流程,例如影响用户数据使用和存储方式的数据隐私法。
  • 涉及来自不同部门或部门的多个利益相关者的流程。
  • 涉及批准阶段并需要多次传送文档的流程,例如采购订单工作流。
  • 由通常手动执行的可重复且可预测的步骤组成的流程。

流程不自动化:

  • 由于无法准确预测流程的各个阶段,因此它们在执行时会发生很大的变化。
  • 需要人工干预的过程。例如,尽管许多新员工的入职可以实现自动化,但如果完全缺乏人与人之间的互动,他们可能会感到疏远,并且对入职的考虑不当会导致更高的员工流动率。 
  • 依靠人的同理心的过程,例如纪律程序。 

让我们看一下成功实现业务流程管理的一些注意事项。

BPM实施成功因素:

  • 战略 :您的业​​务流程自动化的目的是什么?从点A到点B,您需要实施哪些更改?您将如何推出这些更改?谁负责?什么看起来成功,您将如何衡量?
  • 进入和变更管理:为了使业务流程管理成功,您需要组织中各利益相关者的支持。考虑谁会受到BPM的影响,从每天必须使用BPM的员工到管理层再到客户。建立一个业务案例并演示每个小组如何从中受益,以吸引更多人参加,并确保所有利益相关者都得到适当的培训。
  • 考虑实施:战略性地实施业务流程管理至关重要。虽然零散的自动化肯定可以提高组织的效率,但是如果您从一开始就没有计划,那么您可能很难整合各种工作流。一旦有了路线图,就可以开始改进流程,这些流程将在时间和成本节省方面产生最大的即时影响。
  • 监督与管理:为了使业务流程管理真正有效,您需要能够不断评估您的工作是否成功。理想情况下,您应该组建一个任务小组来独立监视您的流程管理,但是只要有人明确负责执行此任务并定期报告组织的进度,您就应该能够确定成功的领域和需要进一步改进的领域。

组织应何时实施BPM?

简短的答案是,开始实施业务流程自动化永远不会太早。一个普遍的误解是,BPM仅对于大型组织才是必需的,或者只有成熟的企业才能负担得起。 

事实是,无论规模多么小,任何企业都可以从对其业务流程的更好控制中受益匪浅。成本不应该成为问题,因为众多SaaS公司都通过提供负担得起的BPM实施解决方案来降低进入门槛。 

如果您仍在使用纸质表格和繁琐的手动流程(例如,将数据输入Excel工作表并手动核对发票),则可能会浪费时间,成本和潜在的错误。

 

                   

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