业务流程映射的10个技巧 - modernanalyst

20-06-28 banq

全面的业务流程管理(BPM)依赖于最简单的技术之一:业务流程映射。业务流程映射是流程性能改进和技术创新计划中必不可少的技术。使用BPMN流程图不仅是方框和箭头,还揭示了工作完成方式和方式的“魔力”和智慧。

可悲的是,太多的专业人员给过程映射带来了麻烦。这里有10个技巧,可确保流程映射可帮助您从改进/创新项目中充分发挥潜力。

1.从大局开始

人的天性是:解决问题的第一个直觉是深入了解并开始解决问题。请抵制这种诱惑!因为“系统思考”方法将帮助您阐明目标,了解业务环境并确定外部根本原因,客户差距和利益相关者。我们建议您使用系统图来使您的项目顺利进行。(DDD战略大图大局模型)

2.在会议室中找到合适的利益相关者

技巧1中的系统大图将帮助您确定从外部供应商到内部供应商到流程执行者,再到内部和外部客户的所有利益相关者。还要考虑组织中的关键决策者和影响者。如果用户拒绝,那么再高的流程图将毫无用处。

3.明确业务目标

采用流程图的原因有多种。但是业​​务目标是“推动”工具和技术的选择标准。例如,高度详细的价值分析图对于新员工的教育或高管人员的演讲不是正确的工具。

4.不要跳过现状分析

作为一个年轻的程序员,我认为流程映射很麻烦。在我开始开发优雅的解决方案之前,这是一个额外的步骤。后来,我意识到流程图可以帮助我理解项目的“什么”和“为什么”。几十年后,我仍然听到来自IT世界的“跳过映射”本能。“您可以跳过现状流程图,因为我们正在构建一个令人称奇的新产品。” 这可能是致命的错误。流程映射显示了细微差别,特殊的客户注意事项和异常,必须在自动化或转换之前对其进行评估。跳过现状分析会破坏为交付准确的业务需求所做的任何努力。

5.选择正确的技术

像我这样的技术极客可能会陷入标准(BPMN与UML)之间的争论。作为业务人士工作时,我倾向于用简单的最有效的沟通工具。例如,用于操作的矩形和用于决策点的菱形。即使使用这种简单的符号,也可以根据驱动程序来选择不同类型的地图和图表。如果目标是合规性或教育性,则最有用的技术是自上而下的流程图和跨功能(泳道)流程图。另一方面,如果目标是减少周期时间或消除非增值步骤,则物理工作流程(意大利面条)图或价值分析表之类的技术更合适。

6.寻找测量机会

由于业务流程映射计划的目标通常是提高性能,因此度量识别是有用的副产品。映射显示上游“脉冲点”。这些是工作流程中可能需要返工,可能会发生移交延迟或进行检查的地方。设定客户目标很容易。确定哪些上游活动对该目标影响最大是关键的流程改进结果。在流程映射的过程中确定的度量标准将为您提供良好的开端。

7.如果可能的话,从老式黏贴纸开始并贴它

在COVID-19之后的世界中,小组会议可能不太常见。如果您可以将利益相关者聚集在一起,那么最好在大型会议室的墙壁上进行流程映射。这样可以最大限度地提高参与度,团队动力和头脑风暴。便利贴和标记是可增强协同作用的高接触工具。如果距离或政策阻止您将团队聚集在一个地方,那么在线会议是一个不错的选择。如果要使用流程映射软件,请找到一个可以进行实时协作的软件(例如Lucidchart Drawio)。某些应用程序只允许您一次“协作”,其实是版本控制,而不是协作。

8.选择正确的软件工具

最终,您必须离开会议室。流程映射工作产品不仅对于解决问题非常有用,而且对于持续的沟通,参与,知识管理和流程改进也非常有用。您选择用于存储和共享的软件至关重要。如果选择的介质不易使用且不易使用,则可能需要打印过程图并将其放置在架子上的多尘活页夹中。

如果您期望一线员工使用映射来学习“操作方法”并向同事或流程所有者提供反馈,那么像Nintex Promapp这样的产品可能适合您。如果您要实现自动化,那么IBM Blueworks或Signavio将是一个更好的选择。如果这些图是内部流程专家的工具,则Signavio或接口连接可能效果最好。这些只是几个例子。还有其他好的产品。

9.验证和社交

流程验证是映射项目中最重要的步骤之一。顾问投入的时间太少。几乎不可能在第一遍创建100%准确的流程图,尤其是如果不是每个利益相关者都可以在会议室中的时候。流程验证使所有团队成员和所有其他利益相关者能够查看工作产品并提出更改建议。这不仅提高了准确性,还提高了参与度和支持度。

很多时候,没有按原样或将要进行流程映射的利益相关者对输出结果表示怀疑。这是人的本性。人们不喜欢被“改变”。使这些人有机会提出更正建议,并在工作产品中添加自己的细微差别和智慧,最终可以减少对流程和技术变化的抵制。

10.寻求改进和创新

从原地向未来目的映射旅行时,有两个潜在的目的地:“应为”状态和“可能”状态

“应该是should be”的状态是所有执行当前流程的动作的待定版本。没有浪费或返工。员工拥有有效地为客户提供价值所需的技能,材料和政策。通常这足以实现业务目标。

另一个目标是您的“可能是”的状态。这是准备技术用于设计新流程的版本。由于“可能”的解决方案需要更多的资金(财务,政治,时间),因此,要实现的性能改进必须为企业带来可观的投资回报率。

分析流程时,要寻找机会。这样,您将从“应该是”的快速击中并获得快速的回报,并且您将为“可能是”业务流程的长期戏剧性影响制定路线图。

结论

全面的业务流程管理(BPM)工具包包含六种标准差,精益,再造,约束理论等许多复杂的分析技术。但是,它们都依赖于最简单的技术之一:业务流程映射,它为成功奠定基础。不要缩短您的映射工作。 

  • 首先要考虑大局。这是一项商业活动,而不仅仅是一个技术项目。 
  • 确保您拥有所有利益相关者,以获取关键知识并定义切合实际的解决方案。 
  • 在项目期间和之后,使用流程图来促进参与。 

流程图应该是您的业务语言,用于招募员工,共享改进想法并维护最佳实践。

 

                   

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