在Slack、微信之类聊天工具中如何管理批准工作流? - wrangle

20-08-02 banq

对于我们大多数人来说,Slack是我们交流的默认方式,它取代了电子邮件收件箱。随着我们将更多的工作投入到Slack中,您的团队可能已开始尝试让消息传递同事批准这些事情以进行签名。这些决定中的一些对于正确做出决定非常重要。

Slack使我们在创建对话时具有很大的灵活性,但是这种随心所欲的方法在您需要进行结构化决策时会造成混乱。由于Slack没有内置的批准工作流程,因此在使用聊天进行批准时遇到了以下几个问题:

  • 如何让人们批准?您向某人发送消息以供批准,他们正在开会,但他们忘记将其标记为未读。几天后,您便要提醒他们需要做出决定。这会很困难。
  • 在繁忙的频道中迷路。或者,您在消息中发送了一个小组反馈的频道,突然之间,您的讨论变得很漫长,同时又混入了其他六个讨论。在其他时区的员工使用数百个未读的Slack开始新一天时,可能会完全错过该请求。另外,在繁忙的渠道中,不可能快速查看谁真正批准了。他们的表情符号反应是否表示他们同意这个决定?他们有保留吗?或者他们同意人群吗?
  • 必须回去询问更多信息。当人们要求使用自由格式的文本进行批准时,他们通常会忘记包含重要信息。因此,您必须答复并概述所有需要了解的事情-例如,需要在购买请求中澄清有多少用户将使用某些新软件。如果您可以将它们组织成一种形式,那么生活会容易得多。
  • 没有记录决定。许多决定需要稍后进行审核。如果有人要为其团队购买某些软件,那么当财务副总裁敲门问问谁批准该软件时,您会怎么做?如果与该人一起在DM中待了3个月,那么以后很难追究责任。
  • 没有结束循环。除了决策迷失之外,对决策采取行动还存在一些问题。在您批准聘用某人后,需要发出要约,通知人力资源,签署他们的合同等。有人必须手动启动所有这些操作,但是我们忘记了过程中的所有步骤,因此循环永远不会结束。

理想的Slack等聊天工具中批准流程是什么

如果我们要使Slack批准生效,就必须克服自由格式聊天的一些限制。理想情况下,我们为这些决策引入一些结构和文档,同时仍然使批准变得非常简单。

以下是一些有帮助的事情:

  • 批准或拒绝的按钮。如果您是开发人员,那么Slack为您提供了许多向消息添加按钮的方法。如果我们可以使机器人通过一键式按钮向批准者发送消息以批准或拒绝该怎么办?现在,我们不必尝试解释他们的表情符号或模糊的响应-我们有了明确的决定。[显示Wrangle批准的屏幕截图]
  • 请求更改的方式。在大多数情况下,当我们不准备批准时,我们希望此人进行一些更改。因此,如果我们要使用这些明确的方法来批准或拒绝,则在最终批准之前,我们可能需要一种与请求者进行迭代的方法。
  • 批准文件。Slack在我们所有的对话中都有很长的历史,但是有时候很难在大海捞针上找到针头。在某个地方记录我们给予的批准将是一个很棒的记录系统。
  • 多级批准。通常,我们需要让来自不同团队的多个人参与批准。如果Slack有办法将这些单独的批准分组为一个大决策,那么我们就可以完成更复杂的决策,而不必为我们的所有决策设置一千个DM。另外,我们可能需要根据请求以一种或另一种方式路由批准。例如,如果有要审查的自定义合同,则获得合法签字。
  • 结束循环。在大多数情况下,批准会导致采取后续行动。如果我们的Slack工作流程还可以处理向某人分配任务,那将是很好的。在员工入职情况下,我们可能会批准雇用某人,但随后需要指派某人将要约详细信息发送给候选人。

批准形式

由于Slack会将收件箱替换为我们收到通知的地方,因此成为我们所有批准的中心是有道理的。以下是我们希望使用Slack进行的一些操作:

  • 销售报价和合同。有很多人参与复杂的交易,例如财务,法律,交付团队,工程和销售管理。使此过程更简单将是理想的。
  • 购买请求。绝对是最常见的批准请求之一。似乎是Slack的理想之选,但我们需要记录谁获得批准以及花费了多少。
  • 新员工:许多人参与其中的另一个过程,因此决定是结果。
  • 人力资源要求,如PTO或时间表。我们需要处理涉及团队的许多不同流程。他们已经在Slack中了,因此这似乎是处理诸如请假的理想场所。
  • 客户入职。当我们签约新客户时,当我们为客户提供服务时,我们需要混合分配任务和批准工作项目。为了确保我们交付成功的实施,多个团队必须做很多事情。

在Slack中进行更复杂的批准的方法

1)使用具有Slack通知的工具

许多工具(尤其是Figma等设计工具或Github等工程工具)都有Slack通知。很多时候,这些通知是关于正在评论或审查的工作的。因此,对于有限的用例,这些可以处理我们一些理想的批准工作流功能。

优点:内置的Slack通知

缺点:不灵活,仅适用于特定用例,通常仅限于一个团队的工作

2)让开发人员构建一个Slack机器人

开发人员可以编写代码,以向其创建的漫游器中的消息添加按钮。因此,我们可以让开发人员为我们在Slack中构建批准工作流。然后,当我们想要进行某种批准(例如购买请求)时,可以让他们对我们的机器人进行编程,以通过批准或拒绝的按钮向合适的人发送消息。然后,他们可以将该决定存储在数据库或电子表格中,以便我们稍后进行检查。

优点:将为我们提供批准按钮和可审核性

缺点:需要编写代码,可能只需要关注一种批准即可。需要更多自定义代码来通知工作流中的下一个人以结束循环并对批准采取行动。

3)在无代码工具中构建Slack机器人

像上面的#2一样,我们也可以使用“无代码”工具(可视化拖放式编程和自动化工具)来构建我们自己的批准Slack机器人。例如,我们可以使用Zapier或tray.io之类的自动化平台。我们可以创建一个自动流程,该流程发送带有批准和拒绝按钮的消息,然后再构建两个流程:一个流程用于处理批准,另一个流程用于处理拒绝。后两个流程可以关闭循环,并在批准决策后使用任务跟踪工具将某些任务分配给某人。这是一篇有关如何在tray.io中构建这些机器人之一的文章

优点:获得批准后,会给我们批准按钮并触发任务分配

缺点:可能非常复杂,因为我们需要对多个流程进行可视化编程才能进行批准工作。与编写自定义代码相似,我们需要做更多的工作来支持许多不同种类的批准。我们还需要将决策自动记录到数据库或电子表格中。

 

              

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