管理大型项目的现代解决方案是什么? - codecentric

20-05-30 banq

对现代流程/项目管理解决方案(PPMS)的期望:

1.  合适的PPMS基本上应该提供一个协作环境,无论谁负责任何状态的活动都会更新状态并相应地在系统中提供必要的预期数据。这不仅消除了PM肩上不必要的负担,而且还使项目信息保持最新,因为在系统中提供更新和更新项目之间没有时间滞后。

2.  状态透明:“知道谁随时忙于什么任务”,如果程序负责人想知道子项目中任务的状态,则她应该能够通过单击几下访问该项目并自己查看信息。这至少具有两个积极作用:它增加了活动的透明度并减少了沟通的需求。

3. “实时,中央和安全的信息存储库”,为了执行和结束任务,应提供并验证某些数据属性(字段)。相关字段的列表以及它们是否是强制性的取决于状态以及其他可能与过程相关的因素。

4.  自动通知,“某些步骤/进度的自动通知(信息或提醒)”,通知是信息性的还是提醒性的,其设置和配置应该非常简单,并且无需编写代码或询问系统管理员即可。

5.  集中式的、基于系统的和基于项目或主题的交流论坛系统,将人员之间的交流历史组织保存起来,并减少搜索对话和培训新人的时间,许多习惯于临时电子邮件通信的人通常不知道这种集中通信场所的巨大附加值,因为它是一种相对较新的方法。但是,一旦他们使用这种多渠道的通信方式,他们将很难回到以前的基于电子邮件的通信方式。

PPMS的期望是支持基于项目的通信,或者至少通过与Slack(微信)等现代通信工具的连接器提供无缝集成。评论中还具有一些不错的功能,包括限制查看者的范围(例如,限制到某个角色或组),使用富文本和表情符号的能力,回复功能,多级评论以及创建可能性并使用文本模板,即所谓的响应消息模板。

6. 风险管理是每个流程和项目不可分割的一部分。风险通常可以定义为可能危害项目(或过程)成功的事件或问题。通常,在大型或关键项目中,应针对任何类别的重要风险设计并实施一套对策(“计划B”)。这样,在不幸的时刻,反应可以快速而明智地进行,并且将可能的损害最小化。

在许多情况下,由于缺少适当的工具,风险管理在PowerPoint或Excel文件中随意执行。现代PPMS的期望是,风险模型和用于管理和解决可能风险的工作流程以及用于演示它们的适当图表(例如通过矩阵)易于实施,并且与常规操纵机制很好地集成在一起。

更重要的是,应该自动识别和评估操作风险(与特定项目有关的风险)。例如,如果在截止日期之前缺少必需的信息或批准,则系统应识别出这些信息或批准,并相应地分配给正确的角色。此外,项目风险通常具有时间表,并在某个时间点后到期。自动终止或激活此类风险也是有保证的期望。

7. 动态报告,手动生成和编译报告是一项非常耗时的任务,其成本不为所动。因此,期望PPMS工具提供易于使用的功能来创建各种类型的报告。这些报告也应该是动态的和综合的。动态意味着可以通过使用不同的过滤器和标准(当场)更改报告的内容。

8. 快速开发和定制,即使工具以某种开箱即用的功能以某种方式满足了以上所有期望,但是以敏捷和低成本的方式进行调整也是至关重要的。许多需求并非一成不变,而是会随着时间的推移而变化,因此需要支撑系统相应地进行调整。而且,在项目的开始阶段,几乎不可能列出所有可能的需求。即使在项目开始很久之后,人们也会定期提出新的愿望并要求新的功能。现代工具应该能够快速,廉价地提供这些新功能。否则它将变成类似于SAP的东西。您将不得不根据系统的默认功能调整流程和治理。

这是在使用具有低代码方法的平台时派上用场的情况。您可以在几个小时内在流程中添加一个新步骤,一组新的数据字段,报告或提醒。在过时的工具(例如SAP或LotusNotes)中,相同的功能可能需要花费数月才能发布。是。如果还没有,请不惜一切代价避免使用SAP或LotusNotes或PPMS的任何其他过时技术。在历史的某个时候,它们可能是很好的解决方案。他们当然有一个强大的大堂。它们在会计或财务等有限领域中可能仍然有用。

9. 易于自动化,自动执行任何轻松的任务,除了发送通知和生成报告之外,还可以自动执行许多其他小任务。这些主要包括

  • 创建和分配重复性任务(例如,每月存储一个备份文件或检查供应商外部网站上某项的可用性),
  • 对数据的操作(例如,更新字段值或更新状态)

根据情况,重复性任务可能需要RPA(机器人过程自动化)工具。RPA工具通常设计为模拟文件和系统的手动工作,并以所需顺序自动执行它们。

基本上,现代的PPMS有望在转向活动中提供自动化的可能性,并在必要时提供灵活的API与RPA工具进行交互。

10.综合知识管理,“与现代知识管理平台的无缝集成”,无论您是指导流程还是管理项目,知识管理都是不可分割的一部分。许多公司低估了适当的协作式知识管理系统(KMS)的重要性,并通过在内容搜索和流程文档以及入门工作上花费过多时间来付出高昂的隐性代价。

与KMS的集成应该是双向的。应当在与内容相关的相应页面或位置所在的项目上注明;并且应该能够轻松地在KMS上动态显示报告和项目。这样,与项目或过程有关的知识就可以正确生成和共享,并与我们的PPMS集成在一起。

11.无痛整合,“数据传输和与其他系统的同步”,除了与KMS开箱即用的集成外,任何现代工具(不仅是PPMS)都期望它提供API和其他最新服务,以与其他系统无缝集成。如今要集成的主要系统包括但不限于BI(商业智能)报告,知识管理(例如Confluence),客户关系管理(CRM),聊天/通讯(例如Slack或Mattermost),组织(例如Trello或MS)团队),企业体系结构(EA),服务台(例如Jira ServiceDesk或ServiceNow)和文件服务器(例如CenterDevice,SharePoint或Dropbox)。

工具概述

下图显示了一些有关其应用程序域的低代码平台。这些工具中有多少是必需的,它们在项目上下文中分别确切支持什么功能以及如何将它们集成在一起,在很大程度上取决于项目的范围和性质,组织的IT就绪程度以及显然的指定预算。

布置了各种项目管理工具后,值得一提的是,在许多情况下,Jira,Slack和Confluence的组合已被证明可以涵盖复杂情况下大多数与项目相关的领域。虽然Confluence提供了一个知识管理平台,而Slack涵盖了交流部分,但Jira借助一系列有用的应用程序的支持,可以处理指导,报告,通知,风险管理等工作

如果您打算定义一个大型项目,请注意,必须有一个健全,灵活和动态的基础架构来进行流程和知识管理。一些公司可能会忽略这种基础架构的必要性,并尝试根据现有的有限工具来准备快速而肮脏的东西。对精心设计的PMO基础架构的这种态度不仅大大增加了运行项目的成本,而且还为可能的巨大失败铺平了道路。

既然已经清楚了这种基础架构的重要性,那么第一步就是进行全面的需求分析和解决方案设计。对于大型项目,这可能需要几个月的时间。但是,作为奖励,拥有先进的解决方案从长远来看无疑会减少隐性和显性成本,提高透明度并确保更大的成功机会。替代方案意味着使用一组不适当的过时工具来开始执行阶段,其成本太高,风险太大,无法考虑。

 

                   

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