什么是采购软件的RFP?
为了采购业务软件系统，驱动需求定义和文档化的方式有几个关键的考虑因素。
对商业产品的要求应该是“信息性的”而不是“规定性的”。该软件已经构建，因此这些要求不会用于设计或开发系统，而是用于了解产品具有（或不具有）的功能，并比较不同的产品以最佳地满足业务需求。它们应该作为业务需求而不是系统需求进行文档化，并保持在相对较高的详细程度。一旦选择了解决方案，就可以在需要配置或定制特定产品的区域中以非常集中的方式记录更详细的要求。
在正式的采购过程中，如建议请求（RFP），用于记录需求的术语也很重要。在RFP中有许多标准术语和短语具有特定含义，这些术语和短语可能会影响需求的措辞方式。在RFP中，诸如“将”，“应该”和“必须”之类的术语都被解释为相同的方式 - 这是强制性的。因此，一个被称为“系统应......”的要求将成为RFP中的强制性能力，只需包含“应该”一词。需求最好在能力方面说明，避免使用具有既定含义的术语。
考虑到这些因素，建议以最有利于比较和评估响应中提出的不同解决方案的方式来表达和组织需求。强制性要求只能被记为“合格”或“失败”。在RFP中根据需要提出的需求可以被给予相对的分数和权重，从而允许比较不同的解决方案，以便在整个需求集合中进行最佳拟合。需求可以被分组，并且根据需要可以在不同的功能类别中设置最小得分，以便将全面的解决方案与那些在某些领域得分非常高但在其他领域得分非常弱的解决方案分开。