什么是业务分析的利益相关者分析?

  利益相关者分析是确定项目利益相关者的过程,他们的需求如何影响项目,以及他们将对需求获取过程做出的贡献。项目通常拥有来自组织许多不同领域的大量利益相关者。根据每个利益相关者的地位和责任,他们的参与程度及其对项目的重要性将有所不同。

  利益相关者分析有时被称为利益相关者参与计划或利益相关者启发计划。无论使用何种名称,利益相关者分析都不仅仅是确定项目利益相关者。在确定了所有项目利益相关者之后,应该确定每个利益相关者应该如何参与需求获取过程。

  业务分析师应记录每个利益相关方的若干因素,包括:             

  重要性——利益相关者在需求启发过程中的重要性如何?它们是否需要记录所有关键项目要求,是否可以为可能进一步改进要求的流程增加清晰度?回答这些问题将有助于确保项目实现其目标和目的,并且不会错过关键要求。             

  影响力——利益相关者对项目有多大影响?即使他们不需要需求获取,他们是否处于权威地位?如果利益相关者听到并且对项目的当前方向不满意,他们是否有能力大幅改变项目的进程?这些问题的答案将确保最有影响力的利益相关者定期更新项目状态。             

  参与程度——每个利益相关者的参与程度和期望时间是多少?他们需要完全分配给这个项目吗?他们是否需要参加每个需求的启发会议?他们是否只能参与关键需求的启发会议?他们只需要参加最终的要求审查会议吗?这些问题有助于确保在适当的时间内为项目提供必要的人员。             

  参与频率——每个利益相关者需要参与多久,每天,每隔一天,每周一次?这些信息将帮助业务分析员计划并安排必要的会议。             

  参与的方法——什么样的方法将被用来涉及每个利益相关者?他们会收到基于电子邮件的状态报告吗?他们会参与需求收集会议吗?他们会被邀请参加一对一的面试吗?这些信息将有助于沟通计划的发展和沟通技术的适当选择。 

如何确保你已经确定了所有必要的项目利益相关者?

  大多数业务分析师都知道,识别项目利益相关者很重要但是你如何识别它们并且确切地知道你没有错过重要的人?毕竟,如果您忽略了关键的利益相关者,那么项目以后可能会因为范围改变或者业务用户不接受而受到影响。              

     首先,业务分析人员应该列出当前项目团队成员,并确定每个团队成员的职能领导。许多职能领导很可能是利益相关者。此外,检查组织结构图可能会有所帮助。通过识别哪些业务领域受到项目的影响,然后识别在这些领域内处于领导地位的人员,业务分析师可以找出可能被忽略的利益相关者。             
到目前为止,我们主要描述了项目直接影响的利益相关者。业务分析师还需要考虑其他的间接实体和企业如供应商或政府机构。             

  最后,业务分析师可以运用以前识别的利益相关者的集体经验而非仅仅依靠自己。一个简短的调查可以用来收集他们认为需要参与的利益相关者。虽然只是一个例子,但下面的问题可以用来帮助发现可能被忽略的利益相关者,因为组织内不同的群体可能有不同的观点。  

            谁在要求项目交付?             
  谁是这个项目的牵头人?             
  谁控制项目的预算?             
  谁目前负责可能受到项目影响的业务流程?             
  谁现在负责可能被项目影响或替换的系统?             
  谁的工作直接受到项目交付的影响?             

  业务分析师也可以问其他问题,但是要认识到太多的问题通常会导致较低的调查完成率。

利益相关者需求评估

  利益相关者分析包括识别对项目成果具有某种形式的利益或利害关系的个人及组织,并评估每个利益相关者群体的特定需求。利益相关者需求评估是在项目早期进行的,因此可以采取措施在项目中有效管理他们的利益和期望。

  需求评估中包含的信息有助于项目团队吸引利益相关者,并支持项目沟通的规划和执行。

  在进行利益相关方需求评估时,会回答以下问题:

  • 谁是项目利益相关者?
  • 每个利益相关者目前面临哪些挑战或障碍?
  • 每个利益相关方团体希望通过该项目实现哪些改进或利益?
  • 项目目标和目标如何明确地满足每个利益相关者的需求?
  • 每个利益相关者需要或期望获得哪些信息?
  • 哪些沟通渠道可以最有效地覆盖每个利益相关方?
  • 利益相关方是否对项目抱有支持,反对或中立?
  • 利益相关者有多大权力来影响组织中的其他人对自己的立场?

 

业务分析设计

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