需求产品团队如何有效地管理时间?

  公司严格管理资本预算。那么,为什么有这么多人未能以同样的承诺和体系来管理他们的时间呢?             
  人们发现,一般来说,管理人员每周只花2天的时间参加会议。更糟糕的是,过去40年来,通信业出现了爆炸性的变化。上世纪70年代,公司高管每年只收到1000份外部通信。由于电子邮件、电话和与公司外部人员的虚拟合作,到20世纪20年代,这个数字已经膨胀到每年30000份。      

        通过严格执行公司对时间分配的看法,组织有机会释放多达20%的集体工作时间。        

      这里有8种方法可以用来解决常见的浪费时间的问题。             

  1)明确的优先次序和组织目标。一般来说,员工太过分散,这会使组织的首要任务远离焦点。最好是专注于实现更少的目标,而不是失败或平庸地跨越太多的项目。史蒂夫·乔布斯明白这一点。每年他都会召集他的前100名高管,列出一年中最优先考虑的事项。然后,乔布斯会大获全胜,表明战略投资的重要性。             
  2)利用时间预算来处理太多的非生产性会议。这个想法是预算时间分配,因为你将是一个资本预算。在创建时间预算时,你分配一定百分比的时间用于计划,一定百分比的时间用于生产性工作,一定百分比的时间用于会议等等。然后,当会议被安排时,你从一个“时间库”中扣除时间,该时间库不断地跟踪花费的时间与最初分配的时间比。这就使得在会议召开之前对每个会议的价值进行仔细的审查。              

  3)要求项目的商业案例,并指定项目发起人。提交业务案例进行审核后,将评估每个项目以确定其对组织的价值。有些项目不会通过严格的正式审查。当团队意识到项目没有增加重要的业务价值时,甚至不会创建业务案例。            

  4)简化组织。一个扁平的组织更有效率。个别员工需要监督和指导,以达到有效率地实现团队和公司的目标。但管理是有代价的。初级经理或团队领导为他人所付出的额外劳动相当于全职员工1/3。这项工作分布在他们管理的团队中,但这只是额外的工作。经理为其他人付出的额外工作,等于1个全职员工。而高级管理人员则创造了相当于4名全职员工的额外工作。管理指导是必不可少的,但消除不必要的管理是有益的。一个扁平化的组织结构,层级结构被移除,可以解放大量时间。减少沟通点,同时消除了时间和沟通的复杂度。             

  5)限制谁可以批准大时间投入。定期会议通常只是默认,没有得到适当的审查,或者需要适当的批准。即使是一次性会议也会耗费大量宝贵时间。            

  首先,制定一个标准规则,比如任何超过30分钟的会议或者包括7人以上的会议都需要二级经理的授权。             
  第二,如果认为必须召开定期会议才能逐步实现目标,那么首先要计算定期会议的总成本(“会议持续时间”“与会者”“会议所需达到的目标”),然后决定它是否真正需要。如果它仍然是值得的,获得第二级管理者授权             

  6)确定决策权,避免混淆谁拥有决策权。这对于跨职能团队的项目来说尤其重要。领导层应阐明谁有权为特定问题或学科领域做出决定。这消除了混乱,障碍,浪费时间以及团队之间的紧张关系。

  7)建立会议纪律,并将其整合到组织文化中。开会迟到5分钟,每个人都会浪费8%的时间。确保每个人都准备好。在会议结束之前有一个具体的议程和目标。每次会议结束时节约时间,审查并分配成员的工作,并汇报工作。最后,如果会议由于缺乏团队准备或目标不明确而证明没有成效,那么尽早结束会议。             
  8)你不能管理你无法测量的东西。尽管避免细节管理员工或跟踪其工作的各个方面非常重要,但应跟踪某些类型的时间投资,以便进行比较和改进。跟踪员工和团队在会议中花费的时间。分析改进。如果一个人或团队在会议上花费的时间比平均时间多得多,那就找出原因,以获得最佳时间分配。 

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